1. Das Wichtigste vorneweg: es muss nicht alles abgelegt werden.  Manchmal ist Ablage P der geeignetere Ort.

Überlegen Sie sich ob Sie dieses Dokument wirklich benötigen. Vielleicht ist es auch bereits in elektronischer Form vorhanden. Können Sie es im Notfall wieder beschaffen?

2. Beschriftung
Auch wenn es auf den ersten Blick so aussehen mag, zu einem späteren Zeitpunkt wissen Sie nicht mehr wo welche Unterlagen liegen. Aus diesem Grund ist eine eindeutige Beschriftung notwendig. So genau wie möglich, so kurz wie nötig. Unter der Rubrik „Verschiedenes“ würden Sie sicherlich das eine oder andere zufällig wieder finden, nur gehört es dort sicherlich nicht hin.

3. Ablagemittel
Glücklicherweise können wir heute auf eine fast unbegrenzte Auswahl an Ablagemitteln zurück greifen. Es muss nicht immer der Standard-Ordner sein. Gut bewährt haben sich auch Stehordner, in die zum Beispiel kleinere Projekte in Klarsichthüllen unterteilt abgelegt werden können. Auch Reiseführer und Zeitschriften können gut dort ihren Platz finden.

4. Trennblätter
Trennblätter in jeglicher Form sorgen für schnelles Wiederfinden und erleichtern die Ablagetätigkeit an sich, egal ob Sie selbst beschriften oder alphabetisch/numerisch ablegen.

5. 80 % Regel
Füllen Sie Ablagen, z. B. Ordner maximal bis ca. 80%. In einem vollen Ordner ist das Suchen nach Dokumenten mühevoll. 

6. Datenträger
Beschriften Sie Ihre Datenträger. Auch hierfür gibt es Boxen mit Trennkarten für eine problemlose Aufbewahrung.

7. Zugriffsregel
Die Zugriffsregel besagt: Je häufiger Sie auf eine Ablage zugreifen, desto näher wird diese platziert. Wenn Sie beispielsweise auf einen Projektordner täglich zugreifen müssen, so findet dieser einen Platz in direkter Greifweite.

8. Aufbewahrungsfrist
Ordner oder andere Ablagesysteme, die ins Archiv gebracht werden, sollten Sie gut sichtbar mit dem Ablaufdatum/Aufbewahrungsfrist versehen. So behalten Sie auch im Archiv jederzeit den Überblick und können die Ordnerinhalte schnell und effizient entsorgen.

9. Ablagekörbchen
Nehmen Sie sich nur Platz für zwei Ablagekörbchen auf Ihrem Schreibtisch. Einer dient zur ständigen Bearbeitung. Der zweite zur Ablage. Schauen Sie diesen morgens kurz durch und eliminieren Sie mit gutem Gewissen nochmals mindestens 10 %,  bevor Sie den Rest in die Ablage geben.

10. Nochmals Ablage P
Nehmen Sie sich einen Tag pro Jahr zum großen Aufräumen. An diesem Tag werden alle Unterlagen entsorgt, die Sie nicht mehr benötigen und deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind.